Bedeutung von ECM

Ein Enterprise Content Management System (ECM) hilft Unternehmen dabei, Inhalte und Informationen effektiv zu verwalten.

Content-Management-Systeme werden in dieser datengesteuerten Marketingwelt immer beliebter. Ein Enterprise Content Management System reduziert den Aufwand für die Verwaltung papierbasierter Dokumente.

Nachfolgend haben wir nützliche Funktionen eines idealen ECM aufgelistet.

• Digitalisierung.
• Einfaches Prozessmanagement.
• Website-Content-Management.
• Zentralisierter Workflow.
• Einfache Archivierung von Big Data.
• Vereinfachtes Dokumentenmanagementsystem.

Nachdem wir nun die Bedeutung eines ECM kennengelernt haben, wollen wir uns einige der besten ECM-Anwendungsfälle ansehen, um diese Vorteile besser zu verstehen.

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Einige der wichtigsten ECM-Anwendungsfälle

Sanofi Aventis

Sanofi Aventis ist ein französisches multinationales Pharmaunternehmen, das für seine fortschrittlichen Forschungs- und Entwicklungsmethoden bekannt ist. Es wollte ein zentralisiertes System zur Erfassung und Verarbeitung von Informationen schaffen.

Es entschied sich für eine Zusammenarbeit mit SharePoint, um eine soziale Plattform zur Vernetzung von Experten und Mitarbeitern anzubieten. Dies half dem Unternehmen auch bei der Bereitstellung der gewünschten Inhalte.

Mit diesem Content-Portal auf Unternehmensebene konnte das Unternehmen das Engagement seiner Mitarbeiter verbessern. Außerdem konnte es ein zentralisiertes System schaffen, um bahnbrechende Forschungsdokumente anzuerkennen und den Weg für moderne Ideen zu ebnen.

Diese sozialen Community-Seiten für Abteilungen und Projekte wurden als großer Erfolg angesehen. Das Unternehmen hatte ein Portal entwickelt, über das es die Arbeitsabläufe definieren konnte.

Darüber hinaus konnten dort auch neue Ideen für anstehende Forschungsprojekte gesammelt werden.

Frost Bank

Die Frost Bank ist eine in San Antonio, Texas, ansässige Charterbank. Sie ist auf die Verwaltung von Nachlässen und Treuhandvermögen spezialisiert. Langfristige Kundenbeziehungen stehen im Mittelpunkt ihres Geschäfts.

Bis Dezember 2017 konzentrierte sich das Unternehmen eher auf papierbasierte Dokumentation. Dies hinderte es jedoch daran, seine laufenden Praktiken zu verbessern und zu innovieren.

Die Treuhandakten waren vollständig papierbasiert. Dies verursachte viel Aufwand und es wurde immer schwieriger, all diese papierbasierten Dokumente zu verwalten.

Daher beschloss die Bank, eine Partnerschaft mit Pyramid Solutions einzugehen, um einen digitalisierten Dokumentationsprozess zu implementieren. Diese Zusammenarbeit half der Bank, die meisten ihrer Ziele zu erreichen.

Zu diesen Zielen gehörten eine schnellere und einfachere Verwaltung, einheitliche Dokumentationsprozesse und der Zugriff von jedem Standort aus. Außerdem sollten die Compliance-Anforderungen eingehalten und der physische Platzbedarf reduziert werden.

Kent County

Kent County ist ein County im Westen Michigans und hat die viertgrößte Einwohnerzahl in Michigan. Es bearbeitet täglich Hunderte von Rechnungen.

Mit dem zunehmenden Einsatz von Technologie wurde die Prozessverwaltung immer schwieriger zu handhaben. Daher entschied man sich für eine Partnerschaft mit Pyramid Solutions und IBM Datacap, um die Prozessverwaltung zu optimieren.

Die Anzahl der in das System eingegebenen Dokumente ist enorm. Die Zusammenarbeit half dem County dabei, die Arbeitsabläufe zu entwerfen, zu verwalten und zu verbessern.

Die Rationalisierung des Prozessmanagements half dem Landkreis nicht nur bei den Arbeitsabläufen, sondern trug auch zur Steigerung der Mitarbeiterproduktivität und zur Zeitersparnis bei.

Weitere Vorteile waren die automatisierte Datenverarbeitung und Datenvalidierung sowie schnellere Durchlaufzeiten.

Plustek

Plustek Inc. ist einer der weltweit führenden Anbieter von Bildgebungs- und Überwachungssystemen. Das Unternehmen ist auf die Herstellung von Sicherheitsgeräten für Unternehmen spezialisiert. Es hat enorme Investitionen in die technologische Umgestaltung seines Geschäfts getätigt.

Eine zentrale Herausforderung bestand darin, die Arbeitsabläufe zu zentralisieren und das Dokumentenmanagementsystem zu vereinfachen. Daher entschied sich das Unternehmen für eine Partnerschaft mit Square9 Softworks, um ein ECM nach Industriestandard bereitzustellen.

Die von Square 9 Softworks bereitgestellten APIs halfen PlusTek Inc. bei der Integration von GlobalSearch und eScan.

Dies hat dazu beigetragen, ein Content-Management-Portal aufzubauen, um den Prozess zu optimieren. Außerdem konnten die Arbeitsabläufe nach Bedarf angepasst werden.

Gleichzeitig konnten Mitarbeiter und Kunden weltweit problemlos auf die autorisierten Inhalte zugreifen.

Die Umstellung auf ECM hat dem Unternehmen geholfen, die Produktivität zu steigern und die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern.

Valley National Bank

Die Valley National Bank ist eine der führenden Bundesbanken in den Vereinigten Staaten. Sie konzentrierte sich vorwiegend auf papierbasierte Dokumentation. Aufgrund ihrer Abhängigkeit vom papierbasierten Bankwesen sah sie sich mit zahlreichen Audit-Fiaskos konfrontiert.

Die Bank beschloss, auf ein ECM umzusteigen, um alle Dokumente zu digitalisieren und damit den mit dem papierbasierten System verbundenen Aufwand zu vermeiden. Sie entschied sich für eine Partnerschaft mit Square9' GlobalSearch ECM, um dieses Problem zu lösen.

Dieser Schritt half ihnen, den Wirtschaftsprüfern die erforderlichen Unterlagen rechtzeitig und effektiv zur Verfügung zu stellen.

Die gesamte Digitalisierung wurde innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens durchgeführt. Dadurch konnte die Bank bereits im ersten Jahr der Umsetzung jährlich 150.000 Dollar einsparen.

Außerdem konnte die Bank die Produktivität ihrer Mitarbeiter steigern und Zeit bei redundanten Aufgaben sparen.

Wichtige Erkenntnisse

Aus den oben genannten Anwendungsfällen von ECM geht hervor, dass wir Folgendes erreichen können:

• den Übergang von papierbasierter Dokumentation zur Digitalisierung,
• die Vereinfachung der Arbeitsabläufe,
• den weltweiten Zugriff auf Inhalte,
• die Steigerung der Mitarbeiterproduktivität,
• die Verbesserung der Benutzererfahrung
• und die Einsparung von Zeit bei redundanten Aufgaben.