Enterprise Content Management ist eine Reihe vordefinierter Verfahren, Tools und Strategien, die Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Dokumente unterstützen, insbesondere bei unstrukturierten Daten wie Excel-Tabellen, Word-Dokumenten, Bildern oder PDFs.

Im Grunde handelt es sich um ein System, das Daten zentral speichert, sodass sie für alle leicht zugänglich sind.

Unternehmen nutzen dieses System als Werkzeug zum Speichern, Verfolgen, Bearbeiten und zur Zusammenarbeit mit den erstellten Inhalten und anderen verwandten Projekten, wobei stets angemessene Sicherheitsstandards eingehalten werden.

Außerdem kann der Administrator unter Berücksichtigung der Mitarbeiterstufe und verschiedener anderer Faktoren Berechtigungen zuweisen.

Dies trägt auch zur Rationalisierung des Informationskreislaufs bei, und mit Hilfe des eingebetteten Workflows können verschiedene andere Geschäftsprozesse automatisiert werden.

Somit dient das Enterprise Content Management als Unternehmensplattform für die sichere Speicherung großer Mengen von Inhalten, den Aufbau und die Verwaltung von Workflows, die Verteilung von Informationen und die Integration mit anderen Systemen.

Liste der besten Enterprise-Content-Management-Systeme

Die 4 besten Open-Source-ECM-Systeme

Werfen wir einen Blick auf einige Open-Source-ECMs, die kostenlos und ohne jegliche Kosten genutzt werden können.

Cignex Datamatix ECM

Die ECM-Lösung von CIGNEX verwaltet, erfasst, schützt, liefert und archiviert die Asset-Informationen eines Unternehmens über eine benutzerfreundliche Oberfläche und bietet gleichzeitig jederzeit Zugriff auf Unternehmensinformationen.

Funktionen

• Benutzererfahrung, überall und auf jedem Gerät
• Sicherheit, Verschlüsselung und rollenbasierter Zugriff
• Speicherung, Volumen, Archivierung, Sicherung und Aufbewahrung
• Daten/Inhalte, Versionierung und Klassifizierung
• Leistung, Geschwindigkeit, Mehrbenutzer und global

ECM von Plone

Das ECM von Plone ist in erster Linie ein CMS. Es eignet sich ideal für große, inhaltsreiche Websites und ist auch perfekt für private Intranets geeignet. Ein weiterer Vorteil von Plone ist, dass es in vielen Fällen auch als hervorragendes Dokumentenmanagementsystem dienen kann.

Funktionen

• Unternehmensintegration
• Flexible Arbeitsabläufe
• Industrietaugliche Sicherheit
• Unbegrenzte Erweiterbarkeit
• Robuste Skalierbarkeit

ECM von Alfresco

Alfresco Content Services bietet flexible, offene und skalierbare Funktionen für das Enterprise Content Management. Auf Inhalte kann von überall aus zugegriffen werden, und sie lassen sich problemlos in andere Geschäftsanwendungen integrieren.

Funktionen

• Offen, einfach zu integrieren und zu erweitern
• Cloud-native Architektur
• Nahtlose Zusammenführung von Inhalten und Prozessen
• Vereinfachte Informationsverwaltung
• Zugriff auf Inhalte und Zusammenarbeit von überall aus

Django CMS

Laut der Website von Django ist „das CMS von Django ein benutzerfreundliches System mit einer leistungsstarken und intuitiven Drag-and-Drop-Oberfläche. Es wurde speziell für die Anforderungen mehrsprachiger Veröffentlichungen entwickelt und verfügt über integrierte Tools für SEO.“

Funktionen

• Multi-Site-Fähigkeit
• Wiederverwendbares Design
• Integrierte Statistiken
• Drag & Drop-Inhaltsverwaltung
• Ausblenden von Inhalten für mobile Geräte

Die 11 besten kostenpflichtigen ECM-Systeme

Ascend ECM

Die ECM-Lösung von Ascend kann eine unbegrenzte Anzahl von Datei- und Dokumenttypen verwalten. Sie bietet eine äußerst skalierbare Lösung mit Hilfe von Funktionen zur Verwaltung der Langzeit- und Kurzzeitspeicherung.

Das System ist sehr benutzerfreundlich, da die Drop-in-Produktarchitektur den Schulungsaufwand reduziert und gleichzeitig die Installations- und Wartungszeit sowie die damit verbundenen Kosten senkt.

Funktionen

• Archivierung und Aufbewahrung
• Dokumentenmanagement
• Dokumentenindexierung
• Drop-in-Produktarchitektur

ECM von Konica Minolta

Die ECM-Systemlösungen von Konica Minolta wissen am besten, wie sie sich in die Fachsysteme integrieren lassen, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten.

Funktionen

• Dokumentindexierung
• Volltextsuche
• Versionskontrolle
• Bildbearbeitung

DocStar ECM

Speziell für mittelständische Unternehmen mit 100 bis über 1.000 Mitarbeitern entwickelt. DocStar ECM ist meiner Meinung nach die beste Dokumentenmanagement-Lösung.

Unterstützt aufstrebende Unternehmen dabei, bessere Entscheidungen zu treffen und durch intelligente Datenerfassung und -abfrage einen schnellen ROI zu erzielen.

Funktionen

• Tools für die Zusammenarbeit
• Compliance-Verfolgung
• Elektronische Signatur
• Dokumentenarchivierung
• Dokumentenzusammenstellung
• Dokumentenindexierung
• Dokumentenaufbewahrung
• Dateiwiederherstellung
• Dateiformatkonvertierung
• Offline-Zugriff
• Optische Zeichenerkennung
• Versionskontrolle

DocuWare ECM

Flexible Integrationen mit kompromisslosen Cloud-Diensten, die sich als ideal für die Automatisierung, Digitalisierung und Transformation wichtiger Prozesse erwiesen haben, sowie über 500.000 zufriedene Nutzer.

Funktionen

• Tools für die Zusammenarbeit
• Compliance-Verfolgung
• Dokumentenarchivierung
• Dokumentenindexierung
• Dokumentenaufbewahrung
• Elektronische Signatur
• Dateiwiederherstellung
• Optische Zeichenerkennung
• Offline-Zugriff
• Versionskontrolle

EverTeam ECM

Die Archivierung mit EverTeam ECMaData ist einer der einfachsten Ansätze für die Datenmigration. Anstatt die Daten vom alten System auf das neue zu übertragen, können sie im aktuellen Verwaltungssystem archiviert werden.

Dies eignet sich für Fälle, in denen ältere Daten für das Unternehmen wichtig sind und möglicherweise für zukünftige Referenzzwecke benötigt werden. Dies ist eine der Stärken dieser ECM-Lösung.

Funktionen

• Standardkonnektoren nutzen
• Suchen und abrufen
• Inhalte auswählen
• Sicherheit durchsetzen
• Analysen nutzen
• Aufbewahrung verwalten
• Speicher optimieren

OnBase ECM

Das OnBase Enterprise Content Management System vereint Dokumentenmanagement, Aktenverwaltung und Geschäftsprozessmanagement in einer einzigen Anwendung.

Mit dem ECM von OnBase können Unternehmen ihre Geschäftsprozesse automatisieren und durch müheloses Management und Kontrolle der Inhalte Kosten und Zeitaufwand für wichtige Geschäftsfunktionen reduzieren.

Funktionen

• Sichere Speicherung und sicherer Zugriff
• Tools für die Zusammenarbeit
• Dokumentenarchivierung
• Dokumentenindexierung
• Dokumentenaufbewahrung
• Dateiwiederherstellung
• Offline-Zugriff
• Optische Zeichenerkennung
• Versionskontrolle

ECM von IBM

Das ECM von IBM ordnet Geschäftsinhalte der Arbeit zu und ermöglicht es Unternehmen, den neuen Mehrwert zu erkennen.

Die Zusammenarbeit in der Cloud, die Risikominimierung, die Verwaltung von Aufzeichnungen, die Verbesserung der Mitarbeiterproduktivität und die Erfassung von Dokumenten sind einige der Highlights dieser Lösung.

Funktionen

• Tools für die Zusammenarbeit
• Compliance-Verfolgung
• Dokumentenarchivierung
• Dokumentenzusammenstellung
• Dokumentenindexierung
• Dokumentenaufbewahrung
• Elektronische Signatur
• Dateiwiederherstellung
• Dateiformatkonvertierung
• Offline-Zugriff
• Optische Zeichenerkennung
• Versionskontrolle

Laserfiche ECM

Die ECM-Lösung von Laserfiche automatisiert Prozesse, integriert Anwendungen und verwaltet Inhalte im gesamten Unternehmen.

Dies funktioniert reibungslos innerhalb Ihrer bestehenden Infrastruktur, indem Anwendungen zusammengeführt und Arbeitsabläufe vereinfacht werden.

Funktionen

• Tools für die Zusammenarbeit
• Compliance-Verfolgung
• Dokumentenarchivierung
• Dokumentenindexierung
• Dokumentenaufbewahrung
• Elektronische Signatur
• Dateiwiederherstellung
• Offline-Zugriff
• Optische Zeichenerkennung
• Versionskontrolle

SharePoint von Microsoft

Desktop- und Anwendungsfreigabe und -anzeige, Anmerkungswerkzeuge, Instant Messaging, Web-Folien und Whiteboards sind nur einige der leistungsstarken Funktionen, die SharePoint bietet.

Funktionen

• Diskussionsforen
• Echtzeitbearbeitung
• Schützt Inhalte mit leistungsstarken Sicherheitsfunktionen
• Koordiniert die Speicherung und den Fluss von Inhalten

DocuShare von Xerox

Die Enterprise Content Management-Lösung von Xerox bietet eine bessere Möglichkeit, sowohl papierbasierte als auch digitale Inhalte von der Erstellung über die Aufbewahrung bis hin zur Umwandlung zu verwalten.

Unternehmen können Dokumente vor Ort oder über die Cloud erfassen, speichern und weitergeben.

Funktionen

• Tools für die Zusammenarbeit
• Dokumentenarchivierung
• Dokumentenindexierung
• Dokumentenaufbewahrung
• Elektronische Signatur
• Dateiformatkonvertierung
• Offline-Zugriff
• Optische Zeichenerkennung
• Versionskontrolle

Oracle WebCenter Content

WebCenter Content bietet ein einheitliches Repository zur Speicherung unstrukturierter Inhalte, das es Unternehmen ermöglicht, diese Inhalte in einem geeigneten Format an Geschäftsanwender bereitzustellen, während diese weiterhin in der gewohnten Anwendungsumgebung arbeiten können, die perfekt auf ihre Arbeitsweise zugeschnitten ist.

Funktionen

• Volltextsuche
• Videoinhalte
• Effektives Dokumentenmanagement
• Erfassung und Bildbearbeitung
• Veröffentlichung von Inhalten
• Verwaltung digitaler Assets
• Aktenverwaltung

Schlussfolgerung

ECM ist ein sehr wichtiges Werkzeug für jedes Unternehmen, da es die Art und Weise verändern kann, wie alle Arten von Inhalten verarbeitet werden. Daher ist die Wahl des richtigen Systems von entscheidender Bedeutung.

Keine Sorge, wir von WisomInterface helfen Ihnen gerne weiter. Was kostenpflichtige ECM-Systeme angeht, halten wir das ECM von Laserfiche für das beste.

Es eignet sich für alle kleinen, mittleren und großen Unternehmen. Außerdem deckt es mehr geografische Märkte ab als andere Anbieter und bietet einen besseren Rundum-Kundensupport. Nicht zu vergessen sind auch die zahlreichen zusätzlichen Funktionen.

Was kostenlose Systeme angeht, ist Plones ECM unserer Meinung nach das beste. Diese Lösung eignet sich für große Websites mit umfangreichen Inhalten und ist auch für private Intranets geeignet.

Ein weiterer Pluspunkt von Plones ECM ist, dass es auch als hervorragendes Dokumentenmanagementsystem dient.