Es wurden verschiedene Systeme zur Verwaltung von Inhalten entwickelt. ECM und CMS sind zwei solcher Systeme, die oft miteinander verwechselt werden.

Content Management gibt es schon so lange wie Inhalte selbst. Da immer mehr Inhalte erstellt werden, wird es immer wichtiger, diese Inhalte in einer überschaubaren Form zu verarbeiten und zu speichern.

Im Laufe der Jahre hat sich die Form der Inhalte von Papier und physischen Kopien zu digitalen Formaten gewandelt.

Es handelt sich jedoch um zwei unterschiedliche Systeme, die für unterschiedliche Anforderungen eingesetzt werden. Bevor wir uns den Unterschieden und Gemeinsamkeiten zwischen den beiden Systemen zuwenden, wollen wir zunächst einmal die beiden Systeme verstehen.

Was ist CMS?

CMS steht für Content Management System. Es handelt sich um eine Softwareanwendung, die in der Regel zur Verwaltung von Webinhalten verwendet wird. Sie hilft Benutzern beim Erstellen, Ändern und Verwalten digitaler Inhalte.

Ein beliebtes Beispiel für ein CMS ist WordPress. Sie benötigen keine technischen Kenntnisse, um mit Hilfe von WordPress eine Website zu entwickeln und zu pflegen.

Zu den Kernfunktionen eines CMS gehören die Erstellung von Inhalten, die Speicherung, das Workflow-Management und die Veröffentlichung. WordPress, Joomla!, Drupal, Radiant CMS und ExpressionEngine sind einige der CMS, die uns heute zur Verfügung stehen.

Was ist ECM?

ECM steht für Enterprise Content Management. Es handelt sich dabei um eine Reihe von Tools und Strategien, die zur Organisation und Verwaltung von Inhalten verwendet werden, auf die die bestimmte Zielgruppe zugreifen soll.

ECM ist in der Lage, auch unstrukturierte Inhalte wie PDFs, Excel-Tabellen, Word-Dokumente, gescannte Bilder und Ähnliches zu speichern.

In erster Linie hilft ECM bei der Automatisierung von Arbeitsabläufen und der Optimierung des Informationslebenszyklus, einschließlich der Dokumentenverwaltung.

Es hilft bei der Integration von Geschäftsprozessen in die Inhalte und kann sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Inhalte verarbeiten. Laserfiche, Seismic, eFileCabinet und DocuShare sind einige Beispiele für Anbieter von ECM-Systemen.

ECM vs. CMS: Vollständiger Vergleich der beiden

Nachdem nun die Definitionen beider Systeme klar sind, wollen wir uns die Gemeinsamkeiten zwischen ECM und CMS ansehen.

ECM vs. CMS: Gemeinsamkeiten zwischen den beiden

ECM und CMS unterstützen und fördern beide die Organisation von Inhalten und Lösungen. Beide tragen zur Verbesserung der Effizienz des Unternehmens bei, indem sie die Inhalte der Organisation verwalten.

Beide Systeme bieten Funktionen, die allgemein als „Bibliotheksdienste” bezeichnet werden, darunter Versionskontrolle, Ein- und Auschecken, Rationalisierung von Arbeitsabläufen usw.

Die Integration mit MS Office und integrierte Editoren sind beiden Systemen gemeinsam. Beide sind in der Lage, die Ergebnisse im Web bereitzustellen.

ECM vs. CMS: Unterschiede zwischen den beiden

Was die Unterschiede angeht, kann man mit Sicherheit sagen, dass CMS eine Untergruppe von ECM ist. ECM kann die Funktionen eines CMS sehr gut bewältigen, aber das Gegenteil trifft nicht zu.

Die Systeme unterscheiden sich in einigen Punkten, vor allem in den Formaten der Inhalte und Dokumente, die sie unterstützen.

Während PDF- und Word-Dokumente von CMS perfekt verarbeitet werden, ist ECM besser für Inhaltstypen wie Audio-, Video- und Bilddateien geeignet.

Während CMS hauptsächlich die Inhalte im Web verwaltet, ist EMS für die Verwaltung aller Aspekte der Inhalte ausgelegt. Dazu gehören sowohl die Inhalte im Internet als auch innerhalb des Unternehmens.

Diese Inhalte umfassen alle Daten für interne Prozesse, einschließlich Geschäftsdokumente, Datenbank-Druckströme und sogar E-Mails.

CMS ist eher auf die Speicherung und Verwaltung von Inhalten ausgerichtet, während EMS sich neben Inhalten auch mit der Verwaltung von Dokumenten, Arbeitsabläufen und Prozessen befasst.

CMS bietet Funktionen zur Verwaltung von Webinhalten, während CM diese Funktionen durch die Integration von Dokumentenscannen, Zusammenarbeit, Asset-Management, Records-Management usw. noch erweitert.

Wie CMS verfügt auch ECM über integrierte Editoren und Unterstützung für MS Office und bietet darüber hinaus integrierte Bildbearbeitung und Scanfunktionen.

Neben der Bereitstellung im Web wie bei CMS ist ECM in der Lage, Daten an andere Software und Systeme, Drucker, Desktop-Clients usw. zu liefern.

CMS kann zu jedem Zeitpunkt mehrere Instanzen derselben Datei speichern, während ECM in der Lage ist, Duplikate der Datei zu eliminieren und sie gleichzeitig im System zu speichern.

Ein weiterer Unterschied zwischen den beiden Systemen ist die Größe der Unternehmen, für die sie besser geeignet sind. CMS eignet sich besser für kleine Unternehmen, während ECM die bessere Wahl für große Unternehmen ist.

Der Grund dafür ist, dass es einfacher ist, Inhalte in kleinen Einheiten zu verwalten. Für große Unternehmen sind jedoch Skalierbarkeit und die Fähigkeit, verschiedene Arten von Inhalten zu verarbeiten, von vorrangiger Bedeutung.

Neben den oben genannten Unterschieden gibt es einige Funktionen, die ECM bietet, CMS jedoch nicht.

Dazu gehören unter anderem Analysen und Berichterstellung, Dateisynchronisierung und -freigabe sowie Such- und Indexverwaltungsfunktionen.

Schlussfolgerung

Insgesamt ist klar, dass beide Content-Management-Systeme zwar ähnliche Funktionen haben, sich jedoch in einigen Punkten unterscheiden und somit unterschiedliche Zielgruppen bedienen können.

Für jemanden, der gerade in die Welt der Inhalte einsteigt, oder für ein kleines Unternehmen ist ein CMS völlig ausreichend.

Für größere Unternehmen mit hohem Content-Aufkommen ist jedoch ein ECM das praktischere Werkzeug. Es kommt darauf an, die für Sie am besten geeignete Lösung zu finden.