Bevor wir uns mit dem Thema Digital Asset Management befassen, wollen wir zunächst einmal verstehen, was digitale Assets sind. Digitale Assets sind Dateien wie Fotos, Videos, Logos, Produktbilder, Audiodateien, Animationen, Kreativdateien, Präsentationen und andere medienbezogene Dateien.

Für manche Unternehmen sind dies nicht nur gewöhnliche Dateien, sondern ihre wertvollsten Vermögenswerte. Und genau für die Verwaltung dieser Dateien unter einem Dach sind Tools für das Digital Asset Management erforderlich.

DAM ist ein System, das digitale Rechte speichert, organisiert, freigibt, abruft, verwaltet und Berechtigungen für Ihre digitalen Assets erteilt.

Es fungiert als Arsenal für Rich-Media-Dateien, die etwas mehr Sorgfalt und Sicherheit erfordern.

Im nächsten Schritt wollen wir uns eingehend mit dem Workflow des Digital Asset Managements befassen, um den gesamten Prozess von Grund auf zu verstehen.

Der gesamte Workflow des Digital Asset Managements erklärt

Erstellung digitaler Inhalte

Digitale Assets erfordern zur Erstellung eine Kodierung und Dekodierung. Um ein Produkt im DAM-System zu erstellen, müssen Datenobjekte zunächst in die digitale Domäne übertragen werden.

Auf jeden Fall bieten DAM-Tools und ihre unterstützenden Systeme eine Vielzahl von Diensten zur Erstellung digitaler Dateien durch die Erfassung von Inhalten und eine grafische Benutzeroberfläche.

Die Erstellung von Inhalten ist auch der erste Schritt im Prozessablauf des DAM.

Metadaten digitaler Assets

DAM-Systeme verbessern Ihre Mediendateien auch mit Metadaten. So können Sie Ihre Datei benennen (Titel) und mit einer Beschreibung, Änderungsdaten, Speicherorten, ursprünglichem Erstellungsdatum, Dateigröße, Kodierung, Verpackung, Zugriffsrechten usw. versehen.

Dieser Vorgang wird auch als Metadatenverwaltung bezeichnet.

Diese Funktion bietet Benutzern einen Vorteil. Veranschaulichen wir dies anhand eines Beispiels.

Wenn Sie im DAM-Tool ein neues Asset erstellen, werden die meisten Metadatenfelder automatisch ausgefüllt, z. B. Erstellungsdatum, Zugriffsrechte, Kodierung, Dateigröße, temporäre Speicherorte, belegter Speicherplatz auf der Festplatte oder in der Cloud usw. Andere Felder können vom Benutzer ausgefüllt werden, oder es kann auch Hilfe von externen Anwendungen in Anspruch genommen werden.

Verschiedene Versionen

DAM bietet auch mehrere Versionen desselben Assets. Benutzer können mehrere Versionen desselben Assets erstellen und diese ebenfalls unter demselben Namen speichern.

Das System ordnet diese Dateien automatisch nach ihrem Dateityp.

Wenn Sie beispielsweise ein Video mit dem DAM-Tool erstellen, können Sie mit dem System verschiedene Versionen davon erstellen, z. B. in hoher, mittlerer und niedriger Qualität sowie in verschiedenen Medienformaten wie MP4, 3GP, OGG, WMV, WEBM usw.

File storage

Diese Dateien können sowohl online als auch offline gespeichert werden. Die meisten Mediendateien benötigen viel Speicherplatz in der Datenbank, da Rich-Media-Dateien in der Regel sehr groß sind.

In diesen Fällen sind oft zusätzliche Speichergeräte wie Festplatten oder Cloud-Speicher erforderlich. DAM-Tools erweisen sich hier als nützlich, da sie über einen eigenen integrierten Speicherplatz verfügen.

Heute bieten die meisten bekannten DAM-Anbieter ihren Nutzern zusätzlichen Speicherplatz, da sie die Situation der Speicherung großer Dateien verstehen und analysieren.

Klassifizieren Sie Ihre Vermögenswerte

Dies ist eine Suchfunktion, mit der wir Dateien aus Gründen der Übersichtlichkeit sortieren können.

Hier gibt es eine pyramidenartige Ordnerstruktur, in der der Benutzer Dateien per Drag & Drop von einem Ordner in einen anderen verschieben kann.

Suche an den Spitzen der Abbildung

Wie ich Ihnen in der Einleitung erklärt habe, erleichtern uns DAM-Tools die Organisation von Dateien und Daten. Die Indizierung der Inhalte ist ebenfalls Teil der Datenorganisation.

Die Indizierungsfunktion besteht aus einer Suchleiste, mit deren Hilfe Daten und Dateien innerhalb von Sekundenbruchteilen für den Benutzer bereitgestellt werden können.

Angenommen, Sie suchen nach Animationsdateien in der Datenbank, dann müssen Sie nur „Animation“ in die Suchleiste eingeben, und die Namen aller Animationsdateien werden im Vorschlagsfeld angezeigt.

Diese Vorschläge basieren auf Ihren früheren Suchanfragen und den Titeln der in der Datenbank gespeicherten Dateien.

Zugangskontrolle

Das DAM-System bietet Zugriffskontrolle und Benutzerverwaltung. Jedes DAM-System sorgt für die interne Sicherheit Ihrer digitalen Assets.

Die Zugriffskontrolle ist eine wichtige Funktion des DAM-Tools, wobei ein Administrator als Verantwortlicher für das System fungiert. Der Administrator ist die einzige Person, die anderen Benutzern Zugriff gewähren kann.

Lieferung

Digital Asset Management – Den Arbeitsablauf verstehen

Beispielsweise geben Sie Ihre Daten über das DAM-Tool auf dem Cloud-Portal Ihres Kunden frei.

Sobald Ihr Kunde diesen Ordner öffnet, werden seine Aktivitäten automatisch in Ihrem DAM-Portal protokolliert – in Form von Log-Dateien.

Darüber hinaus können Benutzer Daten auch in Form von Berichten, Datenvisualisierungen und eingebetteten Business-Intelligence-Funktionen abrufen.

Überwachung der Anlagenleistung

Sobald Sie Ihre Assets online gestellt haben, sollte die Messung ihrer Performance Ihr nächster und wahrscheinlich letzter Schritt sein. DAM bietet Ihnen die Möglichkeit, die Performance Ihrer digitalen Assets zu verfolgen und zu überwachen.

Angenommen, Sie entscheiden sich für Social Media, E-Mails und mobile Kanäle, um Ihre Assets zu bewerben. In diesem Fall bietet Ihnen die DAM-Analysefunktion die Flexibilität, das Kundenengagement auf allen Plattformen zu überwachen.

Sie erhalten einen Analysebericht in Form von Pivot-Diagrammen, Grafiken und Zahlen, die leicht verständlich sind.

Sehen wir uns nun einige bewährte Verfahren für die Auswahl einer DAM-Lösung für Ihr Unternehmen an.

4 Best Practices für die Auswahl einer DAM-Lösung

Suchqualität

Ein DAM-System sollte als Fehlschlag betrachtet werden, wenn es nicht in der Lage ist, Ihre digitalen Assets zu finden.

Bei der Auswahl eines DAM-Tools sollten Sie immer auf dessen Such- und Indizierungsfunktionen achten.

Ein DAM-System sollte flexibel sein und flexible Metadatenschemata unterstützen. Dies hilft Ihnen dabei, eine Vielzahl von Verbesserungen an Ihren Mediendateien vorzunehmen.

Anpassungsfähigkeit

Ein DAM-System muss anpassungsfähig sein. Nehmen wir an, Ihr System basiert auf .Net.

In diesem Fall sollte Ihr DAM für die Installation oder andere Aktivitäten keine .Net-kompatiblen Dateien verlangen. Es sollte jede Sprache unterstützen können.

Befugnisübertragung

Ihr DAM-System sollte in der Lage sein, Aufgaben an Ihre Teamkollegen und Untergebenen zu verteilen.

In der Regel hat ein Administrator die Befugnis, die Aufgaben zu verteilen. Nur ein Administrator kann die Aufgaben über das DAM-Tool auf verschiedenen Plattformen wie E-Mails, sozialen Medien usw. teilen.

Analytik

Dies mag eine überwältigende Funktion sein, sollte jedoch bei der Auswahl eines DAM-Tools für Ihr Unternehmen oberste Priorität haben.

Heutzutage sind Analysen für jedes Unternehmen und die von ihm verwendeten Tools unverzichtbar. Um die Leistung Ihrer digitalen Assets zu analysieren, ist eine vorherige Überprüfung auf detaillierte Analysen unerlässlich.

Eine gute Analysefunktion deckt alle Details Ihrer Projekte ab, wie z. B.: Wer hat auf Ihre digitalen Asset-Dateien zugegriffen? Auf welchen Plattformen werden Ihre Assets veröffentlicht? Wer lädt Assets in das Tool hoch? Wer hat diese Assets heruntergeladen? Welche Ihrer Assets wurden geändert, befinden sich in Produktion oder sind einsatzbereit?

Darüber hinaus sollte Ihr DAM-Tool eine Vielzahl von Berichten liefern.

Wenn Sie den gesamten Workflow eines DAM-Tools durchgehen, können Sie Ihren Prozess sicherlich verfeinern und besser entscheiden, nach welchen Parametern ein Tool ausgewählt werden sollte.