BPR und Re-Engineering werden durchgeführt, um im Rahmen der Neugestaltung des Produktentwicklungsprozesses eines Unternehmens eine bessere Leistung, Qualität, Geschwindigkeit und Kosteneffizienz zu erzielen.
Was ist Business Process Reengineering (BPR)?
Business Process Reengineering (BPR) ist eine Strategie, die Unternehmen häufig anwenden, um organisatorische Arbeitsabläufe im Hinblick auf die Geschäftseffizienz zu bewerten und zu strukturieren. Der Prozess zielt darauf ab, durch die Rationalisierung organisatorischer Abläufe eine höhere Effizienz, positive Produktivität und größere Anpassungsfähigkeit zu erreichen.
Unternehmen führen BPR ein, indem sie bestimmte Richtlinien und Vorschriften festlegen. Der Schwerpunkt liegt dabei auf der Analyse, Prüfung, Simulation, Gestaltung und Neugestaltung von Geschäftsprozessen vor deren vollständiger Umsetzung. Das Rahmenwerk hilft Unternehmen dabei, ihre Geschäftsprozesse durchgängig zu optimieren. Es analysiert darüber hinaus Aufgaben und Strategien, die für ein Unternehmen nicht fruchtbar sind, und tendiert dazu, diese abzuschaffen.
Implementierung der Neugestaltung von Geschäftsprozessen
Der Prozess der Implementierung von Business Process Reengineering beginnt bei Null, um den gesamten bestehenden Prozess neu zu gestalten und die Durchlaufzeit zu verkürzen.
Die Implementierung erfolgt anhand eines analytischen und präskriptiven Ansatzes, um alternative Rahmenbedingungen eines Kerngeschäftsprozesses zu bewerten.
Die Ursprünge dieser Unternehmensführungsstrategie liegen in der Harvard Business Review von 1990, „Reengineering Work: Don’t Automate, Obliterate” (Arbeitsprozesse neu gestalten: Nicht automatisieren, sondern abschaffen), einem Artikel von Michael Hammer, ehemaliger Professor für Informatik am MIT.
Warum ist es unerlässlich, BPR zu implementieren?
In dem genannten Artikel sagt Prof. Hammer, dass eine wichtige Herausforderung für Manager darin besteht, sich darauf zu konzentrieren, Prozesse zu beseitigen, die keinen Mehrwert schaffen, anstatt sie mithilfe von Technologie zu automatisieren.
Damit impliziert er, dass Manager Automatisierungstechnologien bisher uneindeutig eingesetzt und sich somit auf die falschen Dinge konzentriert haben.
Die meisten der im Arbeitsablauf des Unternehmens automatisierten Vorgänge trugen in keiner Weise zur Kundenzufriedenheit bei.
Anstatt solche unnötigen Arbeiten zu automatisieren, muss das Unternehmen daher daran arbeiten, sie zu beseitigen. Das Unternehmen muss seine Ressourcen richtig und in die richtige Richtung verteilen.
So begannen sogar die Mitarbeiter der obersten Führungsebene, die BPR-Tools zu akzeptieren, um ihre Prozesse und ihr Wachstum wiederherzustellen.
Schritte zur Neugestaltung von Geschäftsprozessen
BPR umfasst die Untersuchung und Analyse der Arbeitsabläufe im Unternehmen, um unzureichende oder unangemessene Prozesse zu identifizieren und herauszufinden, wie diese modifiziert oder geändert werden können, um eine Lösung für optimale Leistung, Produktivität und Qualität zu finden.
Die Schritte zur Neugestaltung von Geschäftsprozessen umfassen:
- Festlegung des Hauptziels und der Meilensteine.
- Ermittlung und Analyse der Kundenbedürfnisse im Rahmen des Geschäftsprozesses.
- Überprüfung des bereits implementierten Prozesses.
- Analyse und Identifizierung von Chancen.
- Formulierung des überarbeiteten Geschäftsplans.
- Vergleich und Implementierung des neu gestalteten Prozesses.
Es gibt auch ein noch einfacher zu verstehendes Modell, das von Bhudeb Chakravarti entwickelt wurde und INSPIRE-Framework heißt. Es umfasst sieben Schritte zur BPR:
- Initiieren
- Verhandeln
- Auswählen
- Planen
- Untersuchen
- Neugestalten
- Sicherstellen
Herausforderungen bei der Neugestaltung von Geschäftsprozessen (BPR/BPRE)
Sobald ein Unternehmen sich für die Umsetzung von Process Reengineering entschieden hat, gibt es viele Faktoren, die diese eigentlich gute Entscheidung zunichte machen könnten.
Die Umsetzung von BPR sollte nicht pauschal erfolgen. Damit Business Process Reengineering erfolgreich ist, ist es wichtig, über eine angemessene IT-Infrastruktur zu verfügen und Klarheit über die laufenden Prozesse und Praktiken zu haben.
Warum scheitern dann 50 bis 70 % aller BPR-Projekte oder erzielen nicht den versprochenen Nutzen und das angestrebte Wachstum?
Zu den größten Herausforderungen und Faktoren, die die Umsetzung der Neugestaltung von Geschäftsprozessen beeinflussen, gehören:
Unzureichende Kenntnisse
Das Team muss sich darüber im Klaren sein, warum und wo die Reengineering-Prozesse umgesetzt werden sollen. Darüber hinaus erfordert dies eine angemessene Priorisierung der Geschäftsprozesse für das Reengineering.
Die Mitarbeiter müssen über die entsprechenden Kenntnisse für die Durchführung von BPR verfügen, die durch umfangreiche Schulungsprogramme zum Thema Business Process Re-Engineering ergänzt werden.
Die Umsetzung ist, wenn sie mit den falschen Prozessen durchgeführt wird, eine völlige Verschwendung von Ressourcen. Mit angemessener Schulung, Anleitung und Wissenstransfer wird das Unternehmen die korrekte Prozessumsetzung erleben.
Falsche Richtung und Unregelmäßigkeiten bei der Umsetzung
BPRE kann keinen sofortigen Wettbewerbsvorteil auslösen. Um sichtbares Wachstum zu erzielen, muss der Prozess konsequent durchlaufen werden.
Das bedeutet jedoch nicht, dass BPRE in jedem Prozess der Organisation funktioniert. Reengineering ist für viele ungeeignet.
Darüber hinaus sollte die BPR-Praxis nicht eingestellt werden, wenn das Unternehmen einmal sein Benchmark erreicht hat.
Ein unregelmäßiger BPR-Prozess behindert die vielen Chancen und das Wachstum, die damit einhergehen. Die Ziele und Erwartungen müssen festgelegt und deutlicher formuliert werden.
Ungeeignete Teamzusammensetzung
Ein klar definiertes Team muss ständig nach Aktualisierungen aller Prozesse im Bereich Reengineering Ausschau halten.
Das Team sollte nicht nur über das erforderliche Fachwissen verfügen, sondern auch Mitarbeiter umfassen, die sowohl für den Betrieb als auch für das Management unverzichtbar sind.
Das Team muss angemessen strukturiert sein und mindestens einen Senior- und Betriebsleiter mit den entsprechenden Kenntnissen und Fachkompetenzen im Bereich Geschäftsprozesse umfassen.
Das Team wird somit durch geeignete Ingenieure für jeden einzelnen Bereich, d. h. von der Fertigung bis zur IT, ergänzt, die unter ständiger Aufsicht in der festgelegten Richtung arbeiten.
Unzureichende und falsche Platzierung von Ressourcen
Der Mangel an wesentlichen Ressourcen für eine Neugestaltung von Geschäftsprozessen reicht bereits aus, um die Zusammenarbeit zwischen dem Unternehmen und dem Reengineering-Prozess zu beenden.
Bei Bedarf müssen die richtigen Ressourcen zum richtigen Zeitpunkt für den laufenden Prozess verfügbar sein.
Qualifizierte Mitarbeiter, eine angemessene Budgetierung/Finanzierung, die richtigen BPR-Tools, ein Wissensverzeichnis und Erfahrung mit dem System, Verfügbarkeit und zeitnahe Genehmigungen – all dies muss bereitstehen und einsatzbereit sein.
Unzureichende Analyse und mangelnde Untersatützung
Die Meilensteine des Prozesses müssen im Voraus festgelegt und angemessen analysiert werden. Die für das Verfahren wesentlichen Daten und Informationen müssen dem Team vollständig zugänglich sein.
Außerdem muss dem Team klar sein, was zu analysieren und zu priorisieren ist, um koordiniert arbeiten zu können, ohne wertvolle Zeit zu verschwenden.
Die Arbeit muss relevant und frei von oberflächlichem Wissen sein. Mehr noch als die Art und Weise, wie eine bestimmte Aufgabe erledigt wird, muss das Team zunächst transparenter darüber sein, „warum“ sie für diesen spezifischen Prozess erforderlich ist.
Darüber hinaus stehen Unternehmen selbst mit dem richtigen Wissenspaket und den richtigen Mitarbeitern vor Schwierigkeiten bei der Umsetzung der Schritte zur Neugestaltung von Geschäftsprozessen.
Das Team sollte sich voll und ganz dem Prozess widmen und wissen, wie es seine Zeit und Methoden priorisieren muss. Darüber hinaus ist nicht nur das ausgewählte BPR-Team, sondern die gesamte Organisation für die Ergebnisse verantwortlich, wenn eine Entscheidung getroffen wird.
Zu den Faktoren, die zum Scheitern führen können, gehören eine mangelnde Bereitschaft der Organisation zu Veränderungen, ein fehlender Wille, sich von traditionellen Methoden und der Komfortzone zu lösen, sowie Probleme in Bezug auf Engagement, Planung und Führung.
Die Mitarbeiter des Unternehmens sollten dem Erfolg des BPRE nicht skeptisch und ängstlich gegenüberstehen und müssen geschult werden, um ein besseres Verständnis für die Organisation zu entwickeln.
Schlussfolgerung:
Unternehmen führen eine Neugestaltung ihrer Geschäftsprozesse durch, um zu bewerten, ob ihre derzeitigen Betriebsstrategien effektiv sind oder nicht. Die Strategie identifiziert Lücken im Prozess und gestaltet diesen neu, um einen organisatorischen Arbeitsablauf zu schaffen, der für die betroffenen Unternehmen von Vorteil ist.
Eines der wichtigsten Prinzipien von BRP ist, dass es die Ergebnisse der Aufgaben bewertet und nicht die Aufgaben selbst. Als ergebnisorientiertes Verfahren kann es die Effizienz auf ein Maximum steigern. Lesen Sie unsere Blogs, um mehr über Strategien wie BRP zu erfahren.
